En ny IT-lösning förbättrar servicenivån och arbetsglädje på sjukhus i Västra Götaland

Inte ens coronavirusets framfart har hindrat införandet av ett nytt uppdragssystem för koordinering av sjukvårdsbiträdens uppdrag på sju sjukhus i Västra Götaland.

En ny IT-lösning förbättrar servicenivån och arbetsglädje på sjukhus i Västra Götaland 1År 2019 besökte en grupp sjukvårdspersonal och implementeringschefer från region Västra Götaland Rigshospitalet Glostrup i Danmark för att titta närmare på en ny IT-lösning som bidragit till mer effektiva arbetsflöden och en förbättrad arbetsmiljö för sjukvårdspersonalen. Lösningen, Columna Task, är utvecklad av det danska mjukvaruföretaget Systematic. Vid Rigshospitalet Glostrup har systemet halverat antalet telefonsamtal mellan sjukvårdsbiträden och samordnare, så att sjukvårdsbiträdena kan använda sin tid på bästa sätt.

Region Västra Götaland har köpt in lösningen till sina sju största sjukhus. Implementeringen började för ett år sedan vid Mölndals sjukhus. Sedan dess har inte ens utbrottet av coronaviruset saktat ned processen.

Nyligen började de anställda vid Östra sjukhuset använda Columna Task. Östra sjukhuset är en del av Sahlgrenska universitetssjukhuset i Göteborg, som med sina tre sjukhus sammanlagt har 2 000 sjukhusplatser.

Färre telefonsamtal, ökat fokus och bättre samarbete

Columna Task digitaliserar delegeringen och koordineringen av sjukvårdsbiträdenas uppdrag. Alla uppdrag samlas i ett enda system och nås med en smart telefon. Därmed kan samordnarna fördela uppdrag via systemet och sjukvårdsbiträden får åtkomst till sina väntande uppdrag genom sina smarta telefoner. Sjukvårdsbiträdena kan se uppdragets plats, typ, förväntad tidsåtgång och prioritetsnivå. Utifrån den här informationen kan de välja sitt nästa uppdrag från listan. Så kan de alltså undvika många onödiga steg, och sjukvårdsbiträdena behöver inte svara på inkommande samtal om nya uppdrag när de förflyttar patienter eller utrustning genom sjukhuset.

Införandet av uppdragshanteringen till sjukhusets servicefunktion ger en översikt av både sjukvårdsbiträdets och uppdragets plats och status.

”Förutom de praktiska fördelarna med systemet är sjukvårdsbiträdena nöjdare, eftersom de har större möjlighet att påverka hur deras arbetsdagar ska se ut. Det har dessutom lett till ökat samarbete mellan de olika personalgrupperna”, säger Mikael Östling, projektledare och företagsutvecklare på Regionservice, Västra Götaland.

Nya vanor kräver anpassning

Förändringarna för de anställda har varit märkbart positiva, men både sjukvårdsbiträdena och samordnarna behövde bekanta sig med systemet.

”Tidigare har samordnarna skickat uppdragen direkt till det enskilda sjukvårdsbiträdet. Nu kan de helt enkelt lägga in uppdragen i systemet och även se när de slutförts. Sjukvårdsbiträdena behöver inte längre ringa samordnarna när de slutfört ett uppdrag och fråga efter nästa. De kan bara bocka av uppdraget digitalt och sedan välja nästa uppdrag. Det fungerar väldigt bra”, säger Mikael Östling.

Corona inget hinder för införandet av systemet

Utbrottet av coronaviruset har lett till en kraftigt ökad arbetsbelastning, särskilt på Östra sjukhuset, där patienter med covid-19 behandlas. Trots detta har införandet av Columna Task gått smidigt:

”Hittills har vi infört Columna Task på tre av sju sjukhus i Västra Götaland och vi är just nu helt i fas med planeringen. Det är imponerande, särskilt med tanke på att alla workshops och introduktionskurser med Systematic och Östra sjukhuset hölls online, på grund av coronaviruset”, säger Jacob Gade.

Lösning levererad som mjukvara som tjänst (SaaS)

Region Västra Götaland är först ut med att köpa Columna Task som mjukvara som tjänst (SaaS), och Systematic ansvarar för både att både leverera och sköta lösningen.

”SaaS-produkter av denna omfattning har många fördelar eftersom de kan anpassas, vilket innebär att kunderna kan välja exakt vilka verktyg de vill använda i vardagsarbetet för att kunna öka användareffektiviteten utan att behöva bekymra sig för tekniska frågor. Kunden slipper dessutom stora investeringar och betalar bara för de rörliga servicekostnaderna på löpande basis”, förklarar Jacob Gade.

Han ser fram emot att genomföra hela processen på kommande fyra sjukhus: Norra Älvsborgs länssjukhus, Borås sjukhus, Alingsås lasarett och Kungälvs sjukhus. Införandet förväntas vara färdigt på samtliga sjukhus i januari 2021.

Columna Task används för närvarande på sjukhus i Sverige, Danmark, Finland, Skottland och Australien.

Mer om projektet

Region Västra Götaland har köpt Columna Task till sju av länets sjukhus:

  • Sahlgrenska universitetssjukhuset: Östra sjukhuset, Sahlgrenska sjukhuset och Mölndals sjukhus har infört lösningen.

Kommande sjukhus som ska införa Columna Task:

  • Södra Älvsborgs sjukhus (Borås) – Oktober 2020
  • Norra Älvsborgs länssjukhus – November 2020
  • Kungälvs sjukhus – Januari 2021
  • Alingsås lasarett – Januari 2021