Höörs kommun införde i början av 2024 ett system för e-fakturor och efter bara sex månader har man halverat antalet pappersfakturor.
Kommunen har på kort tid frigjort resurser som kan användas till andra områden, till exempel äldreomsorgen, berättar Charlotta Lindhe, redovisningsansvarig i kommunen.
Höör, en snabbt växande kommun i södra Sverige, hanterar omkring 35 000 fakturor per år. På ekonomienheten finns ett tiotal medarbetare, varav tre är inriktade på fakturahantering. Utöver ekonomiteamet är cirka 20 medarbetare från olika avdelningar involverade i att skicka fakturor, medan cirka 100 medarbetare är involverade i att godkänna fakturor från leverantörer.
Genom att digitalisera fakturahanteringen från tidigare manuell hantering med hjälp av ett e-fakturasystem från Pagero har kommunen på bara sex månader kunnat halvera antalet pappersfakturor. Det motsvarar cirka 2 500 färre pappersfakturor per år.
Med ökad digitalisering och minskat administrativt arbete använder kommunen resurser mer effektivt. Det kan till exempel vara att göra analyser som leder till bättre beslut inom olika områden.
Charlotta Lindhe, redovisningsansvarig i Höörs kommun
-Effektiviseringen innebär att vi kan omfördela resurser till områden där de gör större nytta, som att förbättra vården för våra äldre invånare, säger Charlotta Lindhe.
Det statliga digitaliseringsinitiativet och lagkravet på e-fakturering har underlättat övergången, men kommunen har också stöttat sina mindre leverantörer i att anpassa sig till de nya kraven. Det har bidragit till att hela leverantörskedjan numera skickar e-fakturor, vilket förbättrar effektiviteten i kommunens ekonomihantering.
-Som offentlig aktör kan vi kräva att alla organisationer vi köper från skickar e-fakturor eftersom det är ett lagkrav. Men mindre företag, som till exempel föreläsare, har svårare att anpassa sig till detta, säger Lindhe.
Företag som har svårt att anpassa sig till e-fakturor hänvisar kommunen till Pagero, som är kommunens samarbetspartner för e-fakturor, vars portal de mindre företagen kan använda för att skicka e-fakturor gratis, uppger hon.
Höörs kommun har tagit ett stort steg mot en mer effektiv och hållbar verksamhet, med bättre service och ökad kvalitet i sina tjänster som resultat. Kommunen är den största arbetsgivaren i Höör, med över 1 000 anställda. Den ökande användningen av e-fakturor har även möjliggjort utbildning och kompetensutveckling för personalen, vilket tidigare varit svårt på grund av tidsbrist.
-Det är spännande att se hur digitalisering kan förbättra våra processer och skapa större värde för invånarna, säger Charlotta Lindhe.
