På sju sjukhus, apotek och teknikavdelningen har 22 000 anställda fått en smidigare vardag.
Lifecare Workforce Planner gör schemaläggningen snabbare, smartare och mer flexibel.
Utmaningen
Helse Midt-Norge, Norges centrala hälsoregion, stod inför stora utmaningar med att hantera schemaläggning av personal över sju olika sjukhus, psykiatriska enheter och apotek. Innan digitaliseringen sköttes planeringen via papperslistor och telefonsamtal. Chefer saknade realtidsöversikt över bemanningsnivåer, tillgång på vikarier och efterlevnad av lagkrav, vilket gjorde personalplaneringen både tidskrävande och inte tillförlitlig.
Konsekvenserna blev ineffektiv drift, risk för bristande efterlevnad av arbetsrättsliga regler och bristande översikt över personalens kompetens och tillgänglighet. Det var svårt att snabbt hantera sjukfrånvaro och förändrade behov, vilket gjorde den dagliga planeringen långsammare och mindre flexibel.
Lösningen
Helse Midt-Norge inledde ett samarbete med Tietoevry för att tillsammans utveckla Lifecare Workforce Planner — en del av Lifecare Resource Optimization initerades redan 2000 som ett innovationssamarbete och har vuxit till att bli ett affärskritiskt system som idag används dagligen av 22 000 anställda på Helse Midt-Norge samt i 24 kommuner runt om i Norge.
Helse Midt-Norge effektiviserar personalplaneringen
Lösningen möjliggör schemaläggning i realtid, ger en alltid uppdaterad översikt över frånvaro och vikarier samt erbjuder en medarbetarapp som säkerställer smidig kommunikation mellan chef och anställd. Lifecare Workforce Planner säkerställer automatiskt full efterlevnad av norska arbetsrättslagar och fackliga avtal, vilket eliminerar behovet av manuella kontroller.
Systemet är tätt integrerat med Helse Midt-Norges personalsystem och lönesystemet SD Worx. Det håller data om medarbetare, tjänster och arbetspass synkroniserade för att säkerställa korrekta löneutbetalningar och minimera administrativa kostnader.
Om kunden
Helse Midt-Norge är en av Norges fyra regionala hälsomyndigheter. Regionen omfattar:
· 7 sjukhus, inklusive St. Olavs hospital, Universitetssjukhuset i Trondheim
· Ambulansverksamhet, apotek och den regionala IT-organisationen Hemit
· Över 22 000 anställda som dagligen schemaläggs via plattformen
Fördelar
Tidsbesparingar för avdelningschefer
Avdelningschefer rapporterar att de sparar upp till 1,5 timmar per dag på administrativa schemaläggningsuppgifter — tack vare centraliserade godkännanden, smidig hantering av sjukfrånvaro och schemaläggning i realtid.
Juridisk och regelmässig efterlevnad
Systemet kontrollerar automatiskt alla scheman mot gällande arbetsrättsliga lagar och avtal. Det kan dessutom anpassas för att uppfylla både nationella och lokala regler — vilket säkerställer full efterlevnad och minimerar risken för överträdelser.
Mobil självservice för personalen
Personalen använder den mobila appen för att se sina arbetsscheman, följa sina löner och ansöka om lediga pass – något som ökar både transparens och flexibilitet.
Framtiden
Lifecare Workforce Planner utvecklas från en traditionell Windows-baserad lösning till en helt webbaserad produkt med förbättrad användarvänlighet, prestanda och flexibilitet. Utvecklingen sker i nära nordiskt samarbete, där Helse Midt-Norge är en aktiv pilotpartner.
Systemet integreras även med Tietoevry Care’s Lifecare Resource Optimization-plattform, vilket möjliggör sömlös produktionsplanering, schemaläggning och tjänsteplanering.
Nina Margrethe Pedersen, Helse Midt-Norge
”Genom att arbeta sida vid sida med Tietoevrys experter, som förstår vår verksamhet, har vi skapat ett personalplaneringssystem som speglar våra unika behov och säkerställer långsiktigt värde.”
