När nio kommuner i östra Skaraborg gick samman i ett samverkansprojekt för att dela ekonomisystem var målet att effektivisera och standardisera ekonomihanteringen.
Ett par år efter implementationen tar projektet nu nästa steg i digitaliseringsresan genom att migrera till molnet samtidigt som projektet håller koll på 900 integrationer till affärssystemet.
När ett samarbete mellan kommuner i östra Skaraborg för effektivisering och förbättring av kommunernas tjänster. Dess användarorganisation tillhandahåller idag användar- och systemsupport samt ansvarar för driften av ett affärssystem med 1 800 användare. En stor utmaning är att varje kommun har egen IT-drift och egna anslutna system, vilket har resulterat i närmare 900 integrationer till affärssystemet. Majoriteten av dessa är filbaserade integrationer (filöverföring i batcher i tex. csv eller xml-format), vilket underlättar migreringen jämfört med äldre databaskopplingar.
Samarbete och webbaserad lösning nyckeln till framgång
Malin Markebro som är enhetschef på systemförvaltningsenheten i Skövde kommun.
En framgångsfaktor i projektet har varit det strategiska beslutet att arbeta webbaserat, där nästan alla användare arbetar i ett webbgränssnitt vilket minskar licenskostnader och hanteringen av mjukvara. För att ytterligare hantera komplexiteten i projektet etablerades en särskild organisation.
– Vi har en styrgrupp med ekonomichefer från alla nio kommuner som är med och driver arbetet framåt. Vårt team i Skövde hanterar integrationerna tillsammans med leverantören Unit4:s experter och trots komplexiteten har arbetet flutit på bra. Det är en utmaning att koordinera en central organisation med nio olika IT-miljöer, men med rätt kompetens och samarbete går det, säger Malin Markebro som är enhetschef på systemförvaltningsenheten i Skövde kommun.
Enhetliga arbetssätt för alla kommuner
Under våren startade projektet att flytta till molnet efter att ett grundligt förarbete med genomgång av databaser och AG16-protokoll hade genomförts i höstas. Målet är att vara i drift i oktober. Efter migreringen till molnet ligger fokus på att utveckla den gemensamma förvaltningsorganisationen och skapa enhetliga arbetssätt för alla kommuner.
– Vi jobbar mycket med processkartläggningar som ska mynna ut i ett gemensamt arbetssätt som alla skriver under på. Det ger oss möjlighet att ha gemensamma manualer och tillgodose de rapportbehov som finns, säger Malin Markebro.
Malins tre viktigaste råd till andra som står inför liknande projekt:
- Ha respekt för att förändring tar tid och resurser – underskatta inte arbetsinsatsen
- Var transparent i kommunikationen och förklara tydligt varför förändringar görs
- Omge dig med ett bra team och var inte rädd för att be om hjälp när det behövs
– Som gammal testare brukar jag säga att jag hellre gråter före än efter. Om du tror att du inte har tid att göra uppgiften ordentligt nu, vad får dig att tro att du har tid att göra om den två gånger? säger Malin Markebro.
