En nyligen publicerad studie i Annals of Internal Medicine visar att läkare endast tillbringar 27% av arbetsdagen med patienter.
Vad händer då med de övriga 73% av arbetstiden?
Svaret är enkelt: ungefär halva dagen går åt till att administrera journalsystem och annat kontorsarbete.
Även i undersökningsrummet, när läkaren är med patienten, går bara 53% av tiden åt till att prata med patienten, medan resten av tiden går till journalsystem och administrativt arbete. Studier har visat att administrativt arbete är kopplat till utbrändhet hos läkare och andra problem som påverkar välmåendet på arbetsplatsen.
Även om dessa alarmerande siffror kommer från USA, världsmästaren i administrativt arbete inom vården, har vi sett liknande ökningar av den administrativa bördan i Europa och specifikt i Sverige. Detta resulterar i mindre tid för den direkta patientvård som läkare, sjuksköterskor och annan vårdpersonal är både utbildade och engagerade i att erbjuda. Ursprungligen utformades dessa system för att förbättra patientvården och sjukhusens förvaltning men expansionen av regleringskrav, faktureringssystem och dokumentationskrav har lagt en allt tyngre börda på vårdpersonal över hela världen.
Ökat administrativt ansvar i Europas vårdsystem
I Europa drivs ökningen av administrativa ansvar av införandet av nya vårdregler, försäkringsfaktureringssystem och elektroniska journalsystem (EHR). Även om dessa system är tänkta att öka effektiviteten, har den stora mängden dokumentation ofta motsatt effekt och drar vårdpersonal bort från patientvården. En studie publicerad av European Public Health Alliance fann att europeiska läkare i genomsnitt spenderar runt 30–40% av sin arbetstid på administrativa uppgifter. Dessa uppgifter sträcker sig från att fylla i blanketter för försäkringsbolag till att upprätthålla patientjournaler i enlighet med GDPR-kraven. Om man dessutom lägger till tunga arbetsscheman och veckotimmar, sömnbrist som ökar risken för misstag och personalbrist, blir detta ett verkligt samhällsproblem.
Svensk vårdpersonal lägger 40% av tiden på administration
Sveriges vårdsystem följer samma trend, inklusive estetiska kliniker och salonger. Trots att Sverige är känt för sitt högutvecklade vårdsystem, är vi inget undantag. Svenska läkare har under åren rapporterat en ökande frustration över den växande mängden administrativa uppgifter. Enligt en tidsanvändningsstudie från 2021 lägger svensk vårdpersonal runt 40% av sin tid på administrativt arbete. Införandet av digitala journalsystem, som teoretiskt sett är fördelaktiga, har tillfört nya lager av dokumentation och rapportering, vilket har komplicerat arbetsflödena för vårdpersonal.
Vidare noterade en rapport från Riksrevisionen 2021 att ineffektivitet i Sveriges vård-IT-infrastruktur bidrar till den ökande administrativa bördan. Bristen på interoperabilitet mellan olika vårdsystem tvingar läkare att duplicera dataregistrering och spendera mer tid på dokumentation, vilket minskar den tid de kan ägna åt direkt patientvård.
Skönhetskliniker står inför stora utmaningar med den administrativa bördan från journalsystem
Inom skönhetsindustrin har de senaste förändringarna i patienthanteringen gjort detta särskilt tydligt. Skönhetssalonger och kliniker har inte varit förberedda på denna ökade arbetsbelastning och ansvar kopplade till journalsystem. De måste hitta sätt att säkra sina patientjournaler utan att lägga till orimliga kostnader och resurser för deras verksamhet. En individuell praktik eller en liten klinik har inte råd med ett journalsystem av sjukhuskvalitet. I dessa små kliniker landar den ökade arbetsbördan ofta på utövarna själva, vilket gör att de har mindre tid för sina patienter och längre arbetsveckor. Det leder till samma typer av problem som observerats inom det medicinska fältet med sömnbrist, minskat välbefinnande på arbetet, motivationsförlust osv.
Hur kan man minska den administrativa arbetsbördan?
Det första man bör göra är att optimera IT-delen av arbetet. Här är tre enkla förslag för att minimera kontorsarbetet och spendera mer tid med dina patienter:
- Se till att du inte gör dubbelarbete, som att behöva registrera data i två olika system. Det bästa är att använda ett verktyg som täcker alla dina administrativa behov när det gäller patienthantering, schemaläggning av behandlingar, teamhantering, fakturering osv.
- Välj ett verktyg och journalsystem som är anpassat till din verksamhet. Ett bra system bör erbjuda mallar, material och funktioner som är anpassade för att effektivisera ditt arbete, så att du slipper anpassa dig till systemet.
- Uppmärksamma de verkliga tidsbesparande funktionerna. Ett bra exempel är att välja ett verktyg eller app som låter dina patienter registrera sig själva i stället för att du ska göra dataregistreringen, vilket dessutom minskar risken för fel. Digital signatur för dokument som samtyckesbrev är ett annat exempel.
Med rätt journalsystem kan du halvera ditt administrativa arbete – därför är det avgörande att välja det verktyg som bäst passar din verksamhet.
MERIDIQ är ett integrerat journalsystem, bokningssystem och kassasystem som förenklar och effektiviserar administration för kliniker och salonger genom att följa aktuella lagar och riktlinjer för journalhantering.
Systemet gör det möjligt för patienter att fylla i formulär själva och för personaler erbjuds diktering samt färdiga mallar som sparar tid. All dokumentation och digitala signaturer sparas centralt, vilket säkerställer att din kliniks information är både lättillgänglig och skyddad. Läs mer om MERIDIQ journalsystem här.
