Kvadrat genomförde storkonferens i Virtual Reality

­Konsultföretaget Kvadrat tar digitala möten till en ny nivå och ställde om sin vårkonferens till ett VR-event i storformat.

Kvadrats koncernchef Maria Hellström hälsar alla välkomna till Kvadrats vårkonferens 2020.

Parallellt levererade koncernen 700 portioner förstklassig konferensmat till sjukhus i Stockholm.

– Det var så häftigt att stå där på den virtuella scenen och hälsa alla välkomna! När vi några veckor tidigare bestämde oss för att köra i VR var det svårt att föreställa sig den upplevelsen och att allt skulle fungera så bra som det faktiskt gjorde, säger Maria Hellström, koncernchef för Kvadrat.

Hos Kvadrat finns en lång tradition av att lägga mycket krut på att göra de årliga vårkonferenserna unika och kreativa. Platsen väljs med omsorg, i programmet varvas teambuilding och fest med kompetensinriktade föreläsningar och handplockade externa föreläsare. I år var 350 kvadratkonsulter från hela landet anmälda till konferensen på Djurönäset i Värmdö.

Under mars blev det tydligt att COVID-19 omöjliggjorde planerna. Eventteamet på Kvadrat diskuterade alternativa lösningar med Fredrik Löfgren, som skulle hålla föredrag om robotar och AI på konferensen, och Tomas Bendz från företaget Time Traveller. Några dagar senare var ett projekt riggat för att Kvadrat som första företag i Sverige skulle hålla konferens i Virtual Reality.

– Det här är troligen det största VR-event som arrangerats i Sverige. När man ska ha VR-konferens för så många gäller det att välja rätt plattform. Microsoftägda AltSpace såg det här som en intressant möjlighet och ställde upp med extra support från Canada och en mer avancerad version av plattformen för att rymma alla deltagare. När vi så småningom började känna oss bekväma med att upplägget skulle fungera bestämde vi oss för att även genomföra Kvadrats delägarkongress på samma sätt, säger Maria Hellström.

För att deltagarna skulle få möjlighet att logga in och bekanta sig med VR-världen hölls ett antal träningstillfällen. Fredag 24 april genomfördes kongressen och konferensen i Kvadrats möteslokal i Virtual Reality. I verkliga livet fanns deltagarna hemma eller på valfri plats med VR-headset eller VR-klient på dator. För säkerhets skull gick det även att delta via Teams Live Meeting.

– Jag är glad att vi tog chansen att vända corona-situationen till en möjlighet att lära oss mer om VR och att göra dettta till något extraordinärt. Vi hade förstås vissa tekniska utmaningar under de totalt sex timmarna men de kunde lösas snabbt med hjälp av våra partners. Vi har fått många positiva kommentarer från deltagarna som tyckte detta var jättespännande. Det var definitivt inte sista gången vi använder VR, säger Maria Hellström.

– Vi är imponerade av Kvadrat och deras konsulter. De gick från att i många fall inte ens ha testat till att umgås en hel dag i VR som om det vore det mest naturliga i världen. Det är en häftig resa, säger Fredrik Löfgren, VD på Dyno Robotics och Tomas Bendz, VD på Time Traveller.

Ett team av Kvadratare åkte samtidigt till den bokade konferensanläggningen på Djurönäset och packade konferensmaten. 700 portioner mat levererades sedan till sjukhus i Stockholm.